分類是管理的第一步

曾聽一位職場前輩說:「想要在工作上更進一步,就不要為自己設限」。這句話套用在現在台灣、香港和大陸頻繁的職場交流現況,十分貼切。跨地區管理如今已成為主管必備的能力:能統籌部門、甚至不同地區的分公司,在複雜交錯的事務中理出頭緒,做出正確決策、規劃長短程計畫。想具備這種能力,化繁為簡是必學職場技巧,而學習「分類」是最好訓練,請到鎮金店集團行政總裁鍾倩儀Iris分享管理兩岸三地團隊的職場經驗,教妳就算管理部門再多,事情再雜,也能處理得井然有序。

President’s Profile
鎮金店集團行政總裁‧鍾倩儀Iris

【美職法則Vol.3】鎮金店行政總裁鍾倩儀Iris

經歷:太古可口可樂/集團管理幹部
太古可口可樂/香港&台灣區廣告行銷經理
太古可口可樂/香港&台灣區採購經理
鎮金店/行銷經理
鎮金店/資深商品企劃&行銷經理
中國可口可樂/消費事務總監
鎮金店/香港執行長
鎮金店/集團執行長

 

團隊工作的管理原則

【美職法則Vol.3】鎮金店行政總裁鍾倩儀Iris

Iris的管理原則是:「尊重專業,給下屬發揮長才的機會。」
問到主管是否是孤獨的?她說儘量不去想這個問題,保持友善態度,參與部門舉辦的聚會與活動,與下屬之間的距離就不會太遠。她認為團隊工作最棒的事情就是大家在精神上往同一方向前進,她舉例如2003年SARS橫行香港時,當時全公司同事共體時艱,同意減薪來舒緩財務緊縮的窘境,而非散播不利流言,令她相當感動;而最差的事就是看到方案執行失敗時,同事們互相指責、推卸責任的畫面。

 

E-MAIL分類管理

一天的工作是從閱讀e-mail開始,一打開Windows Outlook,先把上百封mail依照寄件人與來信主旨快速分類。她建議分類的基本項目有3大類:
1.Urgent&Important緊急且重要的(對公司影響最大的、需要決策的)、
2.部門、
3.特殊事項或有時間截止日期的。

在3大項目下再列出細目,例如部門之下分行銷部、採購部、業務部等。處理順序是先處理第一類緊急而重要,又需要她來決定的事情;部門事項可在上午會議中提出解決,而特殊事項則是憑藉工作經驗來判斷輕重緩急。

 

工作筆記分類紀錄

【美職法則Vol.3】鎮金店行政總裁鍾倩儀Iris

Iris認為寫筆記對工作的幫助很大,她的習慣是找一本比A4略小、約500頁厚,能裝進公事包的筆記本,事先分好頁面,標明產品相關、行銷相關、店面相關等類別。無論開會、吃飯或閒聊時,有想法就會寫在筆記裡,她的筆記技巧是:每一個「idea想法」都要有一個「topic題目」,這樣可以避免過了一陣子翻閱,原先的想法已經淹沒在字海中,無法辨識。
Iris有個好習慣就是每天睡前在行事曆,寫下次日上班的TO DO待辦事項明細,不遺漏重要工作。

 

會議分類討論

無論是哪一種產業,在任何一家公司,會議是溝通最主要的管道。
會議一般都是按部門來分別召開,不過Iris傾向以「事」來區分會議屬性,依照事情牽涉的部門,來召開會議。她很強調會議效率的重要,因為會準時結束,大家也能準時下班。

 

Iris之妙語如珠

【美職法則Vol.3】鎮金店行政總裁鍾倩儀Iris

1. 離職就是離婚
某種程度上,離職=離婚,主顧雙方一樣要好聚好散,不要撕破臉,也不要事後說壞話。主管面對員工離職,要認清是不適任請辭還是工作環境不好,如果是後者,那就有必要好好檢討。
2. 當主管不要怕第一次
她說從前有一位主管告訴她:「凡事不要怕第一次」。記得她剛當上主管後,第一件事就是fire人(炒人魷魚),當時也很不安,但因為這句話,才發現一些當初認為很棘手的事,其實並非想像中這麼難。
3. 認清自己要的工作
對工作產生倦怠感,你就要開始思考這份工作對自己的意義。有些工作很無聊但薪資高,你就要問自己,是否願意為了高薪繼續無聊工作下去,常提醒自己有失必有得。

資料來源:beauty321
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