當個行程達人,今天的工作一定作完

即使每天都有規劃,列出今日要做到的事項,但是到了下班時間,許多人還是有工作做不完的感慨,只好把剩下的工作份量加到明天,明天的加到後天,最後陷入工作的泥沼,喊救命也沒人幫忙!事情做不完,可能是行程安排出了問題,搞混了事情的輕重緩急,讓大小事務「塞」在一團,難以收拾。請到OSIM傲勝國際股份有限公司副總經理王明芝Mindy教妳安排時間,今天下班前一定把工作做完。

President’s Profile
OSIM傲勝國際股份有限公司副總經理‧王明芝Mindy

【美職法則Vol.2】OSIM副總經理王明芝Mindy

學歷:銘傳大學/商業設計系
經歷:台灣黃頁/行銷處副處長
OSIM台灣區/副總經理


快速決策&責任清楚,就不怕遺漏事情

【美職法則Vol.2】OSIM副總經理王明芝Mindy

Mindy不用PDA,也不用行事曆或請秘書安排行程,那麼她如何掌握事情的進度,又不遺漏待辦事項呢?
她說:「只要讓別人追著要東西,就不會忘記該辦的事項。」在Mindy的辦公室外面貼著一張空白的月行事曆,寫滿密密麻麻的行程,這些都是各部門負責人填寫的諮詢預約表:下班前check一下明天的行程,就知道有「哪些人」會在「什麼時候」找她、需要她「做什麼事」。Mindy讓每位同事了解自己的權責,不會大小事都找上門,需要她決定時,就要預約行程,大家在這段時間討論、下決定,一個問題上門,就用一個對策解決。懸而未決的事項,負責同事也會自動按事情的輕重緩急,找她決定。


快速決定,理由必須能說服人

快速決定不是迫於時間壓力必須去下的草率結論,而是查過資料、沙盤推演過的對策。Mindy說下決定必須要有一個理由,而且能說服對方,但這個理由絕不能是因為職位或權責。
(小編:不能因為我是主管,我說了算!)


將心比心,決斷力節省同事時間

從基層專員做起的Mindy,深知決斷力是行程不拖延的關鍵。她說、以前擔任專員時,往往等主管一個決定等了一天,直到下班前才得知提案遭「全盤否定」,只好加班重寫,所以她現在能快速決定就決定,如果需要時間思考,她也會老實說:「等我一下」,趁行程空檔時,儘速解決。


開會一定要有結論,事情才會有進展

【美職法則Vol.2】OSIM副總經理王明芝Mindy

需要決定的事情才會開會解決,所以開會不能沒有結論!Mindy在開放自由討論時間後,若沒有共識,一定會指定負責該事項的同事做決定,她再給意見,修正方向。
會議有結論,事情就會按計畫進行,不拖延時間。


對團體工作的感覺

【美職法則Vol.2】OSIM副總經理王明芝Mindy

Q1. 你的管理哲學是?
A1. 「公平、公正」。升遷決定或答應同事的福利,都必須要有一個自己能接受的原因和說服得了別人的理由。

Q2. 如何形容你與下屬的關係?
A2. 可以說像大姐或媽媽(Mindy:不過我不想當人家的媽就是了!)主管與下屬之間總是有「一條線」,歡迎找我聊心事,不想聊也沒關係。

Q3. 你認為主管是孤獨的嗎?
A3. 不會吧!我很怕孤單。喜歡跟一群人一起工作,無法單獨作業。



Q4. 團隊工作最棒的時候?最討厭的時候
A4. 能了解每個人的特質及想法是最棒的時候。最討厭的時候?沒有!我最喜歡團隊工作。

Q5. 怎麼和年輕團隊相處?
A5. 尊重對方的想法。不必刻意學習他們的語言,不過要去了解,多看報章雜誌或直接跟他們聊天也可以,聽到不認同的東西,多想想自己年輕時候的天真浪漫。


資料來源:
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